Formular zur Anzeige eines Nachlasses / eines Archivs : Erklärungen

Repertorium der handschriftlichen Nachlässe in den Bibliotheken und Archiven der Schweiz

Formular zur Anzeige eines Nachlasses / eines Archivs

Erklärungen

Institution:	Hier erscheinen Name und Adresse Ihrer Institution. Das Formular ist demnach personalisiert und enthält einen eindeutigen Identifikator, der für Ihre Aufnahme im Repertorium notwendig ist.
Allgemeine Bemerkungen zum Ausfüllen des Formulars:	Beginnen Sie jedes Textfeld mit einem Grossbuchstaben. Beenden Sie den Text im Feld nur dann mit einem Punkt, wenn das letzte Wort eine Abkürzung ist.
Eintrag Autoren:	Mit diesem Formular können Sie 12 Autoreintragungen für einen Nachlass vornehmen. Wenn der betreffende Nachlass mehr als 12 Autoreintragungen verlangt, so melden Sie weitere Autoren per E-Mail an nb-iac@nb.admin.ch. Bitte beachten Sie die Regeln der Autorenfelder.
Eintragungsart:	Der erste Eintrag ist notwendigerweise dem Urheber des Nachlasses (Nachlasser) vorbehalten (die vorgegeben Auswahl im Scrollfeld hat deshalb nur eine Option). Die weiteren Eintragungen können dann entweder ein Nachlasser, ein weiterer Autor als Nebeneintrag oder ein Verweis sein.
Nummer der Zieleintragung:	Dieses Feld erscheint, wenn Sie die Option "Verweis" im vorhergehenden Feld gewählt haben. Zum Beispiel enthält dieses Feld "1" wenn Sie einen anderen Namen als den des Nachlassers eingeben.
Name:	Familien- oder Körperschaftsname. Tragen Sie in diesem Feld keine Adelspartikel, Mädchennamen, Herkunftsbezeichnungen und anderes ein, die nicht verarbeitet werden sollen. Doppelnamen werden hier als Ganzes eingetragen.
Namenszusätze:	Tragen Sie in diesem Feld alles ein, was zwischen Nachnamen und Vornamen erscheinen soll, und was nicht im Feld "Name" eingetragen worden ist: Mädchennamen (Bindestrich nicht vergessen!), Herkunftsbezeichnungen einer Familie etc. Dieses Feld ist auch für untergeordnete Körperschaften geeignet. Beispiele: `-Martin (aus Bern) (Frau)` [Fall einer Person, deren Vorname unbekannt ist]
Vorname(n):	Ausser den Vornamen einer natürlichen Person kann dieses Feld die Adelszusätze einer Eintragung des Typs "Familie" beinhalten.
Art der Aufnahme:	Drei Optionen: "Natürliche Person", "Familie" oder "Körperschaft". Wenn man "Familie" wählt, wird diese Bezeichnung bei der Anzeige des Datensatzes angezeigt und braucht nicht im Feld "Vorname(n)" wiederholt zu werden.
Geburts- und Todesjahr:	Tragen Sie in diesen beiden Feldern nur komplette Jahre ein. Wenn eine Jahreszahl ungewiss ist, geben Sie einen möglichen Mittelwert ein und wählen Sie im nebenstehenden Feld die Option "Mindestens eine der beiden Jahreszahlen ist gerundet oder fehlt".
Beruf, Tätigkeiten:	Dieses Feld soll unabhängig vom Inhalt des Nachlasses sein: Alle Berufe und Tätigkeiten der Person sollen erwähnt werden und in - der Bedeutung nach - absteigender Reihenfolge aufgezählt werden, auch wenn der Nachlass oder das Archiv nur einen Teil der Aktivitäten der Person dokumentiert. Die Einschränkungen bezüglich des Nachlasses oder des Archivs können weiter unten bei der Beschreibung des Nachlasses vorgenommen werden.
Eine weitere Autoreintragung hinzufügen	Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheinen die notwendigen Felder, wo Sie einen weiteren Autor erfassen können.
Signatur:	Diese Feld ist vorgesehen für Angaben, die zum Auffinden des Nachlasses notwendig sind, wenn der Name des Nachlasses dazu nicht ausreicht.
vorwiegende Sprache:	Wenn die Sprache des Nachlasses nicht in der Scrollliste erscheint, wählen Sie "Andere:". Darauf erscheint ein weiteres Feld, wo Sie die Sprache (in Deutsch) eingeben können. Bitte geben Sie hier für mehrsprachige Nachlasse nur die Hauptsprache ein. Weitere Sprachen können bei der Beschreibung des Nachlasses vorgenommen werden, zum Beispiel: "weitere Dokumente in englisch und italienisch".
Eckdaten des Nachlasses:	Tragen Sie in diesen beiden Feldern nur komplette Jahre ein. Eine Eintragung wie "15. Jahrhundert" wird durch Zahlen wiedergegeben: 1401-1500. Wenn eine Jahreszahl ungewiss ist, geben Sie einen möglichen Mittelwert ein. In diesen beiden Fällen wählen Sie bitte in der Auswahl im Feld rechts die Option "Mindestens eine der beiden Jahrzahlen ist gerundet oder fehlt".
Umfang:	Um den Umfang des Nachlasses anzugeben, klicken Sie zuerst auf den Knopf "Umfang des Nachlasses" und geben Sie nachher die Anzahl Laufmeter ein. In dieses Feld können nur Zahlen eingetragen werden. Die Zahl wird bei Bedarf auf 5 cm gerundet. Die Verwendung von Dezimal-Komma oder -Punkt hängt von den Einstellungen Ihres Computers ab. Wenn dieses Feld später den Anzeige "NaN" zeigt ("Not a Number" bei ungültiger Eingabe), wird der Feldinhalt ignoriert.
Benutzungsbeschränkungen:	Wenn Sie eine besondere oder eine präzisere Formulierung der Benutzungsbeschränkung eingeben möchten, wählen Sie die Option "Anderer Text" in der Auswahlliste. Ein weiteres Feld erscheint zu diesem Zweck.
Unpublizierte Findmittel:	Wenn Sie eine besondere oder eine präzisere Formulierung der unpublizierten Findmittel eingeben möchten, wählen Sie die Option "Andere Beschreibung" in der Auswahlliste. Ein weiteres Feld erscheint zu diesem Zweck. Vermeiden Sie jedoch provisorische Formulierungen wie zum Beispiel "Findmittel im Entstehen begriffen" und ähnliches.
Publizierte Findmittel:	Bitte tragen Sie Referenzwerke nach den Regeln der ISBD ein. Im Gegensatz zur gedruckten Version des Repertoriums von 1992 ist es nicht möglich, Referenzwerke graphisch (zB. kursiv) hervorzuheben. Geben Sie übrigens Namen von Autoren nicht in Grossbuchstaben ein.
Beschreibung des Nachlasses / des Archivs:	Bitte verwenden Sie vor allem Wörter aus der folgenden beschreibenden Liste: Abschriften, Agenden, Akten, Arbeiten, Autographen, Bildmaterial, Briefe, EDV-Datenträger, Filme, Fotokopien, Fotos, Karten, Lebenserinnerungen, Materialen zum Werk, Musikhandschriften, Nachrufe, Notizbücher, Pläne, Predigten, Protokolle, Rechnungen, Reden, Reisebeschreibungen, Sammlungen, Skizzenbücher, Tagebücher, Tonträger, Unterlagen zur Person, Urkunden, Video-Dokumente, Vorarbeiten zu eigenen Werken des Nachlassers, Vorlesungsmanuskripte, Vorträge, Werke, Zeitungsausschnitte. Bemerkungen zum Gebrauch der deskriptiven Terminologie: Unterlagen zur Person: In diese Kategorie eingeschlossen sind Unterlagen zu einzelnen Personen einer Familie und Unterlagen zur Familie bei Familienarchiven. Briefe: Es wird nicht unterschieden zwischen Briefen vom und Briefen an den Nachlasser. "Briefe" bezeichnet sowohl einzelne Briefe und Postkarten als auch Briefwechsel. Materialen zum Werk, Werke: Es sind nicht ausschliesslich wissenschaftliche oder künstlerische Werke von Rang gemeint, sondern auch Nachlassteile, Vorarbeiten und Publikationen, die sich auf die sonstige berufliche Tätigkeit des Nachlassers beziehen. Autographen: Handschriftliche Zeugnisse des Nachlassers, Manuskripte i.a. werden nicht als Autographen bezeichnet. Autographen können einzelne Dokumente oder eine Autographen-Sammlung bezeichnen.
URL eines Inventars...:	Dieses Feld ist für eine URL bestimmt, die direkt zu einem Inventar des betreffenden Nachlasses führt und nicht zur allgemeinen Adresse Ihrer Homepage. Bitte lassen Sie das Präfix `http://` weg. Geben Sie keine URL an, für die ein Passwort notwendig ist.
E-Mail-Bestätigung:	Der Versand einer Bestätigungs-E-Mail erfolgt automatisch. Wenn Sie verschiedene Nachlassbeschreibungen am selben Tag abschicken, können Sie Ihre Adresse nur in der ersten Beschreibung eingeben, damit Sie nur eine einzige Bestätigung erhalten.
Eintragung bestätigen und ansehen, abschicken	Beim Klicken auf die Schaltfläche "Eintragung bestätigen und ansehen" werden bestimmte Eingaben überprüft, was zu bestimmten Fehlermeldungen oder Warnungen führen kann. Wenn kein Fehler gefunden wird, wird ein neues Fenster geöffnet, in welchem die ganze Eintragung mehr oder weniger im Stil des gedruckten Repertoriums angezeigt wird. Hier können Sie Ihre Angaben überprüfen und gegebenenfalls zum Formular zurückkehren, um Angaben zu modifizieren. Diesen Vorgang können Sie so oft wiederholen, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Die Überprüfungen werden auch gemacht, wenn Sie auf die Schaltfläche "Abschicken" klicken, es ist also nicht unbedingt notwendig, die Schaltfläche "Eintragung bestätigen und ansehen" vor dem Abschicken zu klicken.